Vous organisez un déménagement d’entreprise ? Vous vous interrogez sur les moyens pour réussir le l’opération du transport de vos archives ? Ne vous en faites pas ! Un déménagement d’archives doit être confié à un professionnel qui disposera de tout dont vous aurez besoin pour le bon déroulement de l’intervention.
Dans cet article, nous vous présentons quelques conseils utiles pour mieux gérer vos documents précieux lors du déménagement de votre entreprise.
Faites un inventaire à vos archives
C’est la première chose à faire, même avant de choisir l’endroit où vous allez stocker vos archives, au cours de votre déménagement d’entreprise. Vous pouvez confier cet inventaire à l’un de vos collaborateurs ou à un professionnel en gestion d’archives et des documents.
Bien évidemment, le demenagement archives Paris prend du temps, mais demeure une étape essentielle car elle permet d’identifier vos besoins de stockage. Profitez-en de l’occasion pour déterminer les documents que vous devez garder et ceux que vous pouvez détruire (les documents qui n’ont plus de valeur légale).
Enfin, un inventaire d’archives vous offre la possibilité de vérifier la pertinence du système de classement et donc d’y réaliser des modifications, en cas de lacunes.
Choisir le nouvel endroit du stockage
Après avoir réalisé l’inventaire, vous devrez déterminer le lieu où vous allez transférer vos archives. Afin de faire le bon choix, posez-vous de bonne questions : Qui aura l’accès au site ? Quelle est la distance qui sépare le lieu du stockage de vos locaux ? Cet endroit répond-il aux conditions nécessaires pour la sauvegarde de vos archives ? Quels sont les travaux prévoir pour bien accueillir vos documents importants ?
Bien préparer vos archives au déménagement
Avant de passer à l’étape du stockage de vos archives, il est nécessaire de bien les préparer. Cela vous évitera le risque de perte et de détérioration de vos documents. Cette étape consiste à vérifier et à répertorier tous vos dossiers pour la préparation de votre demenagement d’archives.
Mieux vaut stocker vos archives dans des boites adaptées pour faciliter leur identification. Pour le classement, veillez à appliquer les bonnes pratiques suivantes :
- Rédiger des fiches de transfert contenant des informations sur les côtes, le numéro d’identification, et les emplacements de départ et d’arrivée.
- Utiliser un marquage particulier sur les cartons de stockage pour faciliter leur reclassement : vous pouvez utiliser des pastilles de couleurs, pense-bête, etc.).
Faites attention, le stockage d’archives ne doit jamais être pris à la légère. Cette opération est importante puisqu’elle limite les risques de perte ou de dégradation de vos documents pendant la manutention et le déménagement e vos archives. C’est pourquoi, il convient de revoir les éléments suivants :
- L’état de vos archives : détecter la présence ou non d’éventuels problèmes.
- L’état des cartons et boites de rangement : s’assurer qu’elles sont capables de porter vos documents.
- L’état du stockage de vos archives et ce avant de passer à l’étape de transfert.
- Le bon état des cartons et des boîtes de rangement ;
Contacter un prestataire spécialisé en stockage d’archives
Le déménagement archives paris n’est pas du tout une opération anodine. Si vous n’avez pas les moyens humains et matériels pour bien mener l’opération, il est vivement conseillé de recourir aux services d’un professionnel en gestion d’archives. Cette solution vous apporte de nombreux avantages :
- Vos documents seront stockés dans un endroit sûr.
- Bénéficier de l’expertise d’une entreprise spécialisée dans la gestion d’archives.
- Profiter d’une prestation adaptée à vos besoins et d’une flexibilité.
En résumé, un déménagement d’archives est un événement à ne pas négliger. Il est important de respecter certaines pratiques et adopter les bons gestes pour que l’opération se déroule dans les meilleures conditions. En cas de problème, n’hésitez pas à faire appel à un prestataire du domaine.
